Почему вам нужен сервер для 1С?

Многие российские предприятия продолжают вести учет своей деятельности с использованием локальной 1С бухгалтерии на компьютерах. Однако такой подход становится неэффективным и устаревшим по мере роста бизнеса, расширения филиалов и усложнения корпоративных процессов. В данной статье мы разберем преимущества перехода от локального решения к использованию централизованного сервера для 1С. А заодно рассмотрим конкретные примеры для разных компаний.

Что такое сервер и зачем он нужен?

Сервер представляет собой виртуальную среду, размещенную на мощном компьютере. Доступ к хранилищу выполняется удаленно через интернет или корпоративную внутреннюю сеть. Такое решение позволяет организовать одновременную работу множества пользователей над единой базой данных, обеспечить высокий уровень безопасности, надежное хранения информации.

Переход на использование сервера открывает бизнесу массу возможностей.

Типичные проблемы локальной бухгалтерии на ПК

Рассмотрим подробнее ситуации, с которыми сталкиваются предприятия, продолжающие вести учет на отдельных компьютерах:

• Ограниченная производительность.

Устаревшие ПК не справляются с ростом объема информации, которой в 1С очень много. Низкая скорость отклика приводит к падению эффективности управления персоналом и финансами, задержкам в принятии корпоративных решений.

• Отсутствие синхронизации данных.

Каждый сотрудник работает со своей собственной версией файлов, что создает сложности при согласовании изменений и увеличивает вероятность ошибок. Даже простая операция сверки остатков на разных складах превращается в сложную процедуру.

• Проблемы с защитой информации.

Локальное хранение данных считается надежным лишь при малом числе машин (до пяти). В корпоративном масштабе ситуация старший специалист не может следить за всеми устройствами, а рядовые сотрудники отдела часто не имеют высокой информационной грамотности.

• Трудности управления системой.

Каждая машина должна обновляться отдельно, права доступа настраиваются индивидуально, отчеты формируются по-разному. Все это многократно увеличивает нагрузку на IT-персонал и бухгалтера.

С ростом бизнеса неминуемо увеличивается штат сотрудников и объем отчетов. В этих условиях продолжение работы за обычными устройствами лишь делают компанию неповоротливой.

Преимущества использования сервера

Повышение производительности

Масштабирование локальной бухгалтерии ограничено производительностью системы:

• увеличение документооборота требует больше объема для хранения информации;
• рост числа сотрудников приводит к повышению нагрузки на корпоративную сеть.

Эти факторы требуют модернизации и замены оборудование. А дополнительные расходы. Более того, более сложная IT-инфраструктура требует больше средств на содержание.

После установки сервера растущий бизнес может быстро расширить мощности — достаточно поменять конфигурацию оборудования или сменить тариф.

Надежное хранение документов

На практике вероятность полной утраты данных при использовании локальной бухгалтерии составляет около 8%. С переходом на облачный сервер риски потери снижаются до менее 0,1% благодаря нескольким факторам:

• на сервере можно подключить резервное копирование данных с ПК;
• провайдер использует современное оборудование, которое не выходит из строя;
• серверные комнаты обслуживают техническими специалистами 24/7.

Безопасность данных

Серверные технологии поддерживают многоуровневую защиту данных, включая:

• аутентификацию пользователей;
• шифрование каналов передачи данных;
• строгий контроль доступа с распределением прав.

По статистике каждая четвертая компания сталкивается с кражей данных именно из-за недостаточной защиты сети или устаревшего антивирусного ПО. При этом случаи взлома корпоративных серверов крайне редки благодаря высокому уровню защищенности сетевой инфраструктуры.

Экономия ресурсов организации

Использование единого центра обработки значительно сокращает расходы на обновление оборудования, программное обеспечение и поддержку. Затраты на модернизацию одного сервера ниже расходов на обслуживание большого числа рабочих компьютеров (каждый из которых требует отдельного внимания). Поэтому провайдеры предлагают выгодные тарифы на аренду сервера.

Как показывает практика российских предприятий, переход на централизованную инфраструктуру помогает снизить затраты на IT-инфраструктуру примерно на 20–30% ежегодно.

Возможность гибкого масштабирования

Один из главных плюсов серверной среды заключается в простой адаптации к росту количества пользователей и объема обрабатываемых данных. В отличие от локальной инфраструктуры, которая замедляется с увеличением нагрузки, сервер позволяет добавлять новые рабочие места без ощутимого снижения скорости работы.

Удобство администрирования

Поддержка серверной среды упрощается за счет автоматизации процесса обновления программного обеспечения и настроек конфигурации базы данных. Централизованное управление всеми рабочими местами облегчает настройку прав доступа, проведение регулярных обновлений и создание отчетов. Всё это существенно экономит время и ресурсы компании.

Также единый интерфейс позволит быстро обучить персонал нового офиса и сотрудники легко адаптируются к рабочей среде.

Практические кейсы перехода на сервер для 1С

Ниже предлагается на примерах рассмотреть, как реально переход крупных на использование серверных решений российским компаниям.

Кейс №1. Сеть магазинов бытовой техники

Компания имеет разветвленную структуру филиалов по всей стране, и каждое подразделение работало автономно, используя свою версию программы 1С. Для унификации отчетности требовалось объединить данные всех подразделений. После переезда на единый сервер:

• почти вдвое выросла производительность;
• сократились сроки подготовки квартальных отчетов;
• снизилась нагрузка на персонал ИТ-службы,
• количество технических сбоев уменьшилось на 60%.

Кейс №2. Производственная группа

Предприятие столкнулось с необходимостью быстрого увеличения численности сотрудников отдела продаж и бухгалтерского подразделения одновременно. Локальные версии стали тормозить работу новых специалистов, часто возникали конфликты в отчетах сотрудников. После переноса базы данных на выделенный сервер:

• средняя скорость обработки заказов увеличилась на 45%;
• выросло качество предоставляемых услуг;
• время подготовки налогового отчета сократилось почти втрое.

Кейс №3. Финансовая организация

Российский банк начал развивать региональные отделения, возникла необходимость наладить единое информационное пространство для всех филиалов. Выбор в пользу облачного сервера позволил:

• сократить задержки в формировании ежедневных сводок;
• ускорить обработку заявок клиентов;
• повысить прозрачность финансовой отчетности внутри банка;
• снизить примерно на 25% издержки операционные издержки на ИТ-инфраструктуру.

Какой сервер выбрать для документооборота?

Бизнесу предлагается два варианта организации сервера — с установкой и обслуживанием оборудования самой компанией или удаленно провайдером.

Физический сервер

Подключается в офисе компании и у сотрудников есть прямой доступ к оборудованию.

Преимущества:

• настройки всех компонентов от операционной системы до железа под желаемую конфигурацию;
• высокая производительность и стабильность благодаря выделенным ресурсам;
• повышенная безопасность за счет прямого контроля.

Недостатки:

• большие затраты на закупку и обслуживание оборудования.

Физический сервер рекомендуется для крупных организаций, которым требуется постоянный доступ к оборудованию, и готовы содержать штат технических специалистов.

Виртуальный сервер

Оборудование физически стоит у провайдера, который отвечает за его техническое состояние и работу ПО.

Преимущества:

• можно заказать рабочую среду любой конфигурации, а после изменить ее;
• никаких забот по техническому состоянию оборудования — обслуживанием занимается провайдер;
• аренда виртуального существенно ниже организации физического сервера по затратам.

Недостатки:

• ограниченный контроль над железом — доступны только основные настройки конфигурации (объем памяти, производительность, ОС и программы);
• производительность зависит от загрузки соседних виртуальных машин на одной хост-системе;
• потенциальные проблемы с безопасностью данных, доступ к которым имеют третьи лица (со стороны провайдера).

Виртуальный сервер рекомендуется стартапам и небольшим компаниям, у которых малый документооборот.

Заключение

Подводя итог, можно отметить следующие ключевые моменты перехода на сервер для 1С:

1. Обеспечение всеми инструментами для оптимизации управления бизнесом. У компании есть возможность выбрать любую конфигурацию оборудования, а после изменить ее под корпоративные нужды.
2. Многоуровневая защита информации с гибкими настройками прав доступа. Компании обеспечивается безопасность и сохранность данных.
3. Снижение затрат на обслуживание железа и программное обеспечение. Освободишься ресурсы можно направить на развитие бизнеса.

Вложения в аренду виртуального сервера или установке сетевой инфраструктуры быстро окупаются за счет ускорения внутренних процессов и сокращения рисков финансовых потерь вследствие технического сбоя или утечек информации. Поэтому важно задуматься о переходе на централизованный документооборот, особенно если ваш бизнес стремится развиваться и занимать лидирующие позиции на рынке.